Services
Auswahl einer geeigneten Location
Unter Berücksichtigung der erwarteten Teilnehmerzahl, technischer Ausstattung, Anzahl der benötigten Räume sowie Nähe zu Hotels und Erreichbarkeit zu öffentlichen Transportmitteln suchen wir für Sie einen geeigneten Veranstaltungsort aus und führe die Vertragsverhandlungen.
Budgeterstellung und -kontrolle
Angelehnt an Ihre Wünsche und Ziele kümmern wir uns um den wirtschaftlichen Erfolg Ihrer Veranstaltung. Sie erhalten eine Aufstellung aller erwarteten Kosten und monatlich eine
aktuelle Übersicht über alle getätigten und noch zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben.
Gestaltung und Betreuung Ihrer Event Homepage
Auf Basis von WordPress errichten wir Ihnen eine übersichtliche Veranstaltungshomepage mit allen relevanten Informationen. Wir pflegen regelmässig alle relevanten Inhalte ein, kümmern uns um das Web-Hosting und betten eine Online Registrierungsplattform für Ihre Teilnehmer ein.
Planung und Organisation von Social Events
Hierzu zählen u.a. Auswahl geeigneter Locations, Ausarbeitung eines Dekorations- und Lichtkonzeptes, Künstlerbuchung, Restaurant- und Shuttlereservierung sowie Organisation von touristischen Rahmenprogrammen.
Regelmäßige Ergebnisberichte sowie zeitliche Ablaufplanung
Sie erhalten regelmäßig aktualisierte Statusberichte zu den wichtigsten Prozessen, einschließlich Marketingmaßnahmen, Teilnehmerzahl, Korrespondenz mit Referenten, Sponsoren und Partnern.
Referentenmanagement
Hierzu zählen Einladungsversand, Hotelreservierungen, Organisation der An- und Abreise sowie Sicherstellung, dass ihre Referenten alle relevanten organisatorischen, technischen und inhaltlichen Informationen erhalten. Zudem übernehmen wir das Poster- und Abtractmanagement.
Graphik Design
Wir sind vertraut mit den verschiedenen Graphik Programmen von Adobe und gestalten Ihre Flyer, Werbeanzeigen, Printmaterialen etc. für Ihre Veranstaltung.
Aussteller-und Sponsorenmanagement
Ein Schlüsselfaktor für eine erfolgreiche Veranstaltung sind zufriedene Sponsoren und Aussteller! Dazu gehören die Recherche und aktive Akquise relevanter Industriepartner und Aussteller, die Erstellung eines individuell abgestimmten Sponsorenkatalogs, kontinuierliche Folgeabsprachen und Sicherstellung, dass ihre Kunden alle relevanten organisatorischen Informationen erhalten.
Auswahl der geeigneten Veranstaltungstechnik
Auf Grundlage Ihrer Wünsche und didaktischen Gestaltung ermittele wir den Bedarf an Veranstaltungs-, Medien- und Bühnentechnik und sorgen in Zusammenarbeit mit einem
Technikpartner für einen reibungslosen technischen Ablauf.
Betreuung vor Ort
Vor Ort sind vor allem Organisationstalent, Genauigkeit, gute Planung und Flexibilität gefragt! Viele Details sind zu berücksichtigen, viele Fragen sind zu beantworten-die wichtigsten Aufgaben in Kürze: Einrichtung und Betreuung des Servicecounters, Planung der Ausstellungsbereiche mit optimaler Raumaufteilung und Flächennutzung, serviceorientierte Betreuung aller Teilnehmer, Organisation von Einlass- und Saalkontrolle sowie Koordination mit den Ansprechpartnern des Veranstaltungsortes, der Spedition und allen involvierten Partnerfirmen.
Event Marketing
Dieser Bereich umfasst die Entwicklung eines Corporate Designs, Gestaltung und Versand von Flyern, Adressaufbau der gewünschten Zielgruppe, Versand von Newslettern, Konzeption und Schaltung von Werbeanzeigen, Kooperationen mit Partnern und anderen Konferenzen,
Erstellung und Pflege der Veranstaltungs-Homepage und App sowie die Gestaltung und Produktion von Give-a-ways.
Social Media Kampagnen
Um Ihre Zielgruppe zu erreichen und eine Veranstaltung im Vorfeld bekannt zu machen braucht es eine Social Media Kampagne. Wir stellen für Sie Texte und Bilder für Posts zusammen sowie einen monatlichen Social Media Plan, damit die Besucher Ihrer Veranstaltung regelmässig informiert bleiben.
Kommunikation mit Service Partnern
Zahlreiche Service Partner sind für die erfolgreiche Durchführung einer Veranstaltung notwendig. Wir wählen für Sie geeigneten Dienstleister aus, führe die Vertragsverhandlungen und kümmern uns um alle Absprachen.
Erstellung einer Online-Registrierungsplattform für Teilnehmer
Ihre Teilnehmer können sich online für die Veranstaltung registrieren, erhalten automatisiert ihr Badge, ihre Rechnung sowie alle relevanten organisatorischen Informationen.
Nachbereitung der Veranstaltung
Hierzu zählen der Versand von Dankesbriefen, Reisekosten- Abrechnung, Auswertung der Feedbackbögen, Online stellen von Vorträgen etc.
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Sina Reis-Balikcioglu
Chemin de Longeraie 5
1006 Lausanne
Albert-Schweitzer-Str.12
D-65812 Bad Soden (ab Sommer 2025)
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