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Auswahl einer geeigneten Location

Unter Berücksichtigung der erwarteten Teilnehmerzahl, technischer Ausstattung, Anzahl der benötigten Räume sowie Nähe zu Hotels und Erreichbarkeit zu öffentlichen Transportmitteln suche ich für Sie einen geeigneten Veranstaltungsort aus und führe die Vertragsverhandlungen.

Budgeterstellung und -kontrolle
Angelehnt an Ihre Wünsche und Ziele kümmere ich mich um den wirtschaftlichen Erfolg Ihrer Veranstaltung. Sie erhalten eine Aufstellung aller erwarteten Kosten und monatlich eine
aktuelle Übersicht über alle getätigten und noch zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben.
Planung und Organisation von Social Events
Hierzu zählen u.a. Auswahl geeigneter Locations, Ausarbeitung eines Dekorations- und Lichtkonzeptes, Künstlerbuchung, Restaurant- und Shuttlereservierung sowie Organisation von touristischen Rahmenprogrammen.
Regelmäßige Ergebnisberichte sowie zeitliche Ablaufplanung
Sie erhalten regelmäßig aktualisierte Statusberichte zu den wichtigsten Prozessen, einschließlich Marketingmaßnahmen, Teilnehmerzahl, Korrespondenz mit Referenten, Sponsoren und Partnern.
Referentenmanagement
Hierzu zählen Einladungsversand, Hotelreservierungen, Organisation der An- und Abreise sowie Sicherstellung, dass ihre Referenten alle relevanten organisatorischen, technischen und inhaltlichen Informationen erhalten. Zudem übernehme ich das Poster- und Abtractmanagement.
Aussteller-und Sponsorenmanagement
Ein Schlüsselfaktor für eine erfolgreiche Veranstaltung sind zufriedene Sponsoren und Aussteller! Dazu gehören die Recherche und aktive Akquise relevanter Industriepartner und Aussteller, die Erstellung eines individuell abgestimmten Sponsorenkatalogs, kontinuierliche Folgeabsprachen und Sicherstellung, dass ihre Kunden alle relevanten organisatorischen Informationen erhalten.
Auswahl der geeigneten Veranstaltungstechnik
Auf Grundlage Ihrer Wünsche und didaktischen Gestaltung ermittele ich den Bedarf an Veranstaltungs-, Medien- und Bühnentechnik und sorge in Zusammenarbeit mit einem
Technikpartner für einen reibungslosen technischen Ablauf.
Betreuung vor Ort
Vor Ort sind vor allem Organisationstalent, Genauigkeit, gute Planung und Flexibilität gefragt! Viele Details sind zu berücksichtigen, viele Fragen sind zu beantworten-die wichtigsten Aufgaben in Kürze: Einrichtung und Betreuung des Servicecounters, Planung der Ausstellungsbereiche mit optimaler Raumaufteilung und Flächennutzung, serviceorientierte Betreuung aller Teilnehmer, Organisation von Einlass- und Saalkontrolle sowie Koordination mit den Ansprechpartnern des Veranstaltungsortes, der Spedition und allen involvierten Partnerfirmen.
Event Marketing

Dieser Bereich umfasst die Entwicklung eines Corporate Designs, Gestaltung und Versand
von Flyern, Adressaufbau der gewünschten Zielgruppe, Versand von Newslettern, Konzeption
und Schaltung von Werbeanzeigen, Kooperationen mit Partnern und anderen Konferenzen,
Erstellung und Pflege der Veranstaltungs-Homepage und App sowie die Gestaltung und Produktion von Give-a-ways.

Kommunikation mit Service Partnern

Zahlreiche Service Partner sind für die erfolgreiche Durchführung einer Veranstaltung
notwendig. Ich wähle für Sie geeigneten Dienstleister aus, führe die Vertragsverhandlungen
und kümmere mich um alle Absprachen.

Erstellung einer Online-Registrierungsplattform für Teilnehmer
Ihre Teilnehmer können sich online für die Veranstaltung registrieren, erhalten automatisiert
ihr Badge, ihre Rechnung sowie alle relevanten organisatorischen Informationen.
Nachbereitung der Veranstaltung
Hierzu zählen der Versand von Dankesbriefen, Reisekosten- Abrechnung, Auswertung der
Feedbackbögen, Online stellen von Vorträgen etc.

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Sina Reis-Balikcioglu

Chemin de Longeraie 5​
1006 Lausanne

sina.reis@comeed.ch

+41 (0) 78 692 65 38